تقليص الأعمال الورقية في المكاتب

العمل ضمن المكاتب الإداري الحديثة يعني الكثير من البيانات والمعلومات والعقود وبعض الطلبات من الطبقة العمالية ومعاملات من باقي الأقسام كل تلك الأوراق الرسمية هي بالفعل تحتاج إلى دراسة مطولة من المدير الذي يتبع مكتب السكرتارية له، ولهذا السبب فقد كانت أهم وظائف والواجبات المترتبة على العاملين في مكاتب السكرتارية الإدارية والتنفيذية هي كيفية التعامل مع كل الأوراق الرسمية تلك وفرز الوراق الروتينية عن الهامة، ومن ثم معالجة الأوراق الروتينية وتمريرها، بينما يتم عمل تقرير ومحضر بشمل بشكل سريع محتوى جميع الأوراق الأخرى ويقتصر عمل المدير في المكاتب الحديثة على القبول أو الرفض، ولفهم كيفية تقليص الأوراق بشكل فعال تقيم الدورة دورتها التدريبية للارتقاء بالعمل المكتبي للسكرتارية.

هذه الدورة التدريبية موجهة لـ:

• أصحاب المنشآت الذين يرغبون في تطوير عمل إدارة المكاتب في الإدارة العليا.
• مدراء أقسام التطوير الوظيفي في المؤسسات كافة.
• مدراء وأصحاب الشركات.
• مدراء وأصحاب المكاتب الإدارية.
• رؤساء أقسام مكاتب الإدارة العليا لكبار الشخصيات.
• القائمين بأعمال السكرتارية الإدارية لدى مكاتب الإدارة في الشركات.
• القائمين على أمور مكاتب الإدارة التنفيذية في الشركات.
• كافة العاملين في المكاتب الإدارية الحديثة ضمن الشركات

 اليوم الأول:

• مفهوم تقليص الأعمال الورقية ضمن مكاتب الإدارة.
• كيفية تقليص الوقت اللازم للأعمال الورقية فيما يخص مكاتب الإدارة التابعة لكبار الشخصيات.

اليوم الثاني:

• إدارة الوقت بشكل ذكي من خلال القيام باختصار الأعمال الورقية.
• كيفية عمل وصياغة تقارير يومية شاملة حول جميع الأعمال الورقية الهامة.

اليوم الثالث:

• دراسة الأوراق وتنسيقها ومن ثم تقديم موجز سريع ومفيد للإدارة أو لرئيس الشركة.
• إنهاء الأعمال الورقية الروتينية دون الرجوع إلى الإدارة العليا في الشركة.

اليوم الرابع:

• أنشطة السكرتارية المعاصرة في منظمات الأعمال.
• مسؤوليات وواجبات السكرتير.

اليوم الخامس:

• المؤهلات والواجبات الواجب توافرها في السكرتير.
• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.