حفظ الوثائق والبيانات وأرشفتها إلكترونياً ويدوياً

هذه الدورة التدريبية موجهة لـ:

• موظفو إدارة الوثائق والمحفوظات.
• مسؤولو الموارد البشرية والإدارة.
• العاملون في مجال حفظ البيانات والأرشفة.
• مسؤولو تكنولوجيا المعلومات

 اليوم الأول:

• تعريف الوثائق والبيانات وأنواعها.
• أهمية حفظ الوثائق في بيئات العمل المختلفة.
• الفروق بين الأرشفة اليدوية والإلكترونية.
• فوائد تنظيم الوثائق بشكل سليم ودقيق.
• الأساليب الفعّالة لتصنيف وترتيب الوثائق.

اليوم الثاني:

• أسس الأرشفة اليدوية وتنظيم الملفات الورقية.
• الفهرسة والتصنيف اليدوي للوثائق.
• كيفية إنشاء نظام أرشفة مادي فعّال.
• أدوات تخزين الوثائق الورقية وتأمينها.
• تحديات الأرشفة اليدوية وكيفية التغلب عليها.

اليوم الثالث:

• مزايا الأرشفة الإلكترونية في تسهيل الوصول إلى المعلومات.
• كيفية استخدام الأنظمة الرقمية لإدارة الوثائق.
• أدوات حفظ البيانات الرقمية وتخزينها السحابي.
• كيفية البحث والوصول إلى الوثائق المؤرشفة إلكترونياً.
• دراسة حالة حول استخدام الأرشفة الإلكترونية في المؤسسات.

اليوم الرابع:

• تقنيات حماية الوثائق من السرقة والتلف.
• تأمين الوثائق الإلكترونية باستخدام التشفير.
• إدارة الوصول إلى الوثائق وحماية المعلومات الحساسة.
• حلول النسخ الاحتياطي لضمان سلامة الوثائق.
• استراتيجيات حماية الأرشيف المادي والإلكتروني.

اليوم الخامس:

• كيفية إنشاء سياسات لحفظ الوثائق وأرشفتها.
• إدارة دورة حياة الوثائق وإجراءات الحذف الآمن.
• الامتثال للقوانين واللوائح المتعلقة بحفظ الوثائق.
• تحسين عمليات الأرشفة لضمان الوصول السريع إلى المعلومات.
• تقييم فعالية نظام الأرشفة وتطويره بشكل مستمر.